Inleiding

Deze verklaring is van toepassing op alle door Trouwen bij Mireille geleverde producten en diensten.

Contactgegevens:
www.trouwenbijmireille.nl Kloostersingel 21, 9617 BC Harkstede, 06-15398231.

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbintenis bedoeld.

1. Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via een derde met toestemming van het bruidspaar.

2. Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

1. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

2. Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.
3. Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang email adressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken worden deze contactgegevens vernietigd.
4. Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.
5. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden tot maximaal 3 maanden na de ceremonie verwijderd.

3. Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een virusscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

4. Vernietiging van gegevens

Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd.

Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.

5. Informatie, inzage en correctie

Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij hebben verstrekt. Het bruidspaar heeft uiteraard altijd de mogelijkheid om al uw, bij ons bekende, persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Hiervoor stuurt u een gespecificeerd verzoek naar info@trouwenbijmireille.nl

6. In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het constateren hiervan melding worden gemaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

7. Gebruik van Google Analytics / analytische cookies

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, en verzamelt via analytische cookies gegevens over uw bezoek aan onze website. Wij gebruiken deze gegevens om onze website zo optimaal mogelijk te kunnen onderhouden en optimaliseren.

Onze Google Analytics instellingen voldoen aan de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals verplicht vanaf 25 mei 2018:

• Er is een bewerkersovereenkomst tussen Trouwen bij Mireille en Google over de analytics gegevens.

• IP-adressen worden anoniem gemaakt zodat gegevens nooit naar u of uw IP adres te herleiden zijn.

• Het Google Analytics account van Trouwen bij Mireille is zo ingesteld dat de informatie niet met anderen gedeeld mag worden.

• Gegevens worden niet met Google gedeeld voor advertentiedoeleinden.

• De bezoeker wordt geïnformeerd over het gebruik van Google Analytics en de mogelijkheid voor een ‘opt-out’.

Deze website voldoet hiermee aan alle wettelijke voorwaarden. Het Google Analytics cookie blijft 6 maanden geldig.

Voor een optimale werking van onze website worden de Google Analytics gegevens van onze website gedeeld met onze technische website beheerder Option webdesign in Groningen www.option-webdesign.nl

Opt-out voor Google Analytics

Als u het script van Google Analytics liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Met deze browser add-on blokkeert u het Google Analytics script van alle websites die Google Analytics gebruiken.

8. Vragen

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit Privacy Statement kunt u contact met mij opnemen, via info@trouwenbijmireille.nl